ระบบบัญชี

บริษัท โลติ๊ส จำกัด

ขั้นตอนที่ 1  

การเสนอแนวทางเลือก ในการพัฒนาระบบบัญชี

                จากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้น คือ  ทำให้ตรวจสอบบัญชีในระบบได้ยาก  และยังมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายเงินและการสั่งซื้อ อาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล และเช็คย้อนหลังได้ยาก  เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้น จึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ  โดยมีแนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทาง  คือ

             1. ซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

             2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

             3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

แนวทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป 
มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง  คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้     ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง  คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง  คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง  คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้      ปรับปรุง 

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

ตารางการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

 มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง  คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์  เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง  คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง  คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

  น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง  คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วง  คะแนน 100-90 เปอร์เซ็นต์  เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วง  คะแนน 89-70 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วง  คะแนน 69-50 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

  น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วง  คะแนน 49-30 เปอร์เซ็นต์    เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

ทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด 

ทางเลือกที่ 3:  ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ

มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุม ดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

                                                                                   

ขั้นตอนที่ 2 
แผนการดำเนินงานของโครงการ

เป้าหมาย

นำระบบพัสดุใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในการตรวจสอบสินค้าและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจให้แก่ลูกค้าในสินค้าและบริษัทของเรา

วัตถุประสงค์

เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความสมัยใหม่ของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

โครงการพัฒนาระบบจัดซื้อได้มีการจัดขึ้นโดยทีมงานของบริษัท ซึ่งมีการกำหนดขอบเขตของระบบการดำเนินงานต่อไปนี้
                1. เป็นระบบที่ต้องมีความแม่นยำในการทำงาน
                2. ระบบที่มีความละเอียดแต่หาได้ง่าย
                3. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้
                4. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา
                5. ระบบจะต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน และง่ายต่อการค้นหา

ความต้องการของระบบใหม่

1. มีการจักระบบให้เป็นหมวดหมู่ค้นหาง่ายมากขึ้น
2. มีจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญไม่เก็บข้อมูลขยะไว้เพื่อมีพื้นที่ในการเก็บข้อมูลได้มากขึ้น
3. มีการจับเก็บบิลสินค้ารายการต่างๆไว้อย่างดี
4. แยกสินค้าตามประเภทสินค้าเพื่อง่ายต่อการค้าหาและการเช็ค
5. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

1. ลดระยะเวลาในการทำงาน
2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน
3. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น
4. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น
5. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน
6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา

แนวทางในการพัฒนา

ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7  ขั้นตอนดังนี้
                1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ
               2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ
               3. การวิเคราะห์ระบบ
               4. การออกแบบเชิงตรรกะ
               5. การออกแบบเชิงกายภาพ
               6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ
               7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่ 1  การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิม ในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุด และความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท
              ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบ  คือ บริษัท โลติ๊ด จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไข คือ
                   1. ระบบการเงิน

     2. ระบบบุคลากร

     3. ระบบจัดซื้อ

     4. ระบบพัสดุ

ขั้นตอนที่ 2   การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ
                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน   ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้
                1. เริ่มต้นทำโครงการ ศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ
                2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้
                3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่ 3   การวิเคราะห์

                1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไร และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบพัสดุ

                2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ หรือ ผู้ทดสอบระบบ

                3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่ 4   การออกแบบเชิงตรรกะ
                 เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่ 5   การออกแบบเชิงกายภาพ
                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่างๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่ 6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

 ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงาน ดังนี้

   1. เขียนโปรแกรม
                2. ทดสอบโปรแกรม
                3. ติดตั้งระบบ
                4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่  7   การซ่อมบำรุงระบบ

                อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการ

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบบัญชี มีดังต่อไปนี้

                1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

                2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

                3.ประมาณการใช้งบประมาณ

                4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

              - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

              - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                                 1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                                 2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง
                                 3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 10 เครื่อง

                                  4. อุปกรณ์ต่อพวง 10 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

                           นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                        170,000  บาท

2.พนักงาน

                            ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                      1,200     บาท

                           วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                             1,000     บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์:

                           เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็นworkstation                                     56,000   บาท     

              อื่นๆ                                                                                           10,000   บาท
4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

                            ค่าบำรุงระบบ                                                                             35,000   บาท
                           จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                  2,500   บาท

                                 รวม                                                                                      275,700   บาท

ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน

ระยะเวลาดำเนินการจัดทำระบบจัดซื้อ ประมาณการว่าจะต้องใช้ระยะเวลา 5 เดือน นับตั้งแต่
เดือนกุมภาพันธ์ – มิถุนายน2557 ซึ่งระยะเวลาที่ประมาณการนี้รวมเพื่อเวลาที่ต้องสูญเสียไป กรณีมีเหตุไม่คาดคิด 

ระยะเวลาดำเนินงาน 

 - จำนวนชั่วโมงจริงในการทำงานในแต่ละวัน หรือส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่กำหนดไว้ นั่นคือ 8 ชั่วโมงต่อวันไม่รวมช่วงพักเที่ยง

 - เฉพาะวันทำการ คือวันจันทร์-ศุกร์ ไม่นับวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์
                - หากมีการทำงานในช่วงเวลานอกคือหลังเวลาเลิกงานหรือวันหยุดนักขัตฤกษ์และวันเสาร์-อาทิตย์จะได้รับ OT เพิ่มและวันหยุดนักขัตฤกษ์ได้ค่าแรงเป็น 2 เท่า

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบพัสดุอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุน

ขั้นตอนที่ 3   

การกำหนดความต้องการของระบบ

การกำหนดความต้องการของระบบ

เมื่อโครงการพัฒนาระบบพัสดุได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

1. ออกแบบสอบถาม

บุคคลผู้ตอบแบบสอบถาม คือ “ผู้จัดการแผนกบัญชี”, “ผู้จัดการแผนกบุคลากร”, “ผู้จัดการแผนกการขาย”, “ผู้จัดการแผนกลูกค้าสัมพันธ์”, “ผู้จัดการแผนกการคลัง” และ “ผู้จัดการแผนกจัดซื้อ” ในการตอบแบบสอบถาม การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนาระบบ เนื่องจากทางทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์โดยไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามนี้ผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลเหตุผลที่เลือกสอบถามผู้จัดการทั้ง 6  แผนกนี้ เนื่องจาก 6 แผนกนี้ มีความเกี่ยวข้องกับการพัฒนาระบบบัญชีอย่างมาก

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ 

จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับ  ดังนี้
                1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม
                2. ความต้องการในระบบใหม่  

1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม 
                ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN และ Wi-Fi ประกอบด้วย
                1.1 เครื่องแม่ข่าย จำนวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2003
                1.2 เครื่องลูกข่าย จำนวน 25 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 (จำนวน 20 เครื่อง) Windows XP (จำนวน 5 เครื่อง) และซอฟต์แวร์สำหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2007 และซอฟแวร์สำเร็จรูป
             

               -  แผนกการเงิน ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Acc Star และใช้Microsoft Excel 2007 สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า
               - แผนกฝ่ายบุคลากร ใช้โปรแกรมสำเร็จรูป CRM ในการคิดคำนวณเงินเดือนของพนักงาน

  - แผนกการขายใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel 2007 ในการคำนวณยอดขายสินค้าของแต่ละวัน
               - แผนกลูกค้าสัมพันธ์ ใช้ซอฟแวร์ Microsoft Power Point 2007 ในการประชามสัมพันธ์ ข้อมูลข่าวสาร

               - แผนกพัสดุใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบคลังสินค้า
               - แผนกจัดซื้อ ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft word 2007 ในการพิมพ์รายการสั่งซื้อสินค้า               

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จำนวน 2 เครื่อง เครื่องพิมพ์อิงค์เซท 2 เครื่องเครื่องถ่ายเอกสาร 2 เครื่อง

             1.4  อุปกรณ์อื่นๆ ตัวปล่อยสัญญาณ Wi-Fi จำนวน 4 ชุด

ความต้องการของระบบใหม่
               1. สามารถตรวจสอบสินค้าได้อย่างถูกต้องและแม่นยำพร้อมทั้งต้องบอกได้ว่าผู้สั่งสินค้า ผู้เบิก
จ่ายสินค้าคือใคร
                2. ระบบสามารถประเมินยอดของสินค้าได้ว่าต้องสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเท่าใด อะไรบ้าง โดยดูจากจำนวนสินค้าคงเหลือในคลัง
                3. ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทำการเข้า Login ก่อน
                4. สามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและน่าเชื่อถือ

 อธิบาย Context Diagram

                Context Diagram ระบบบัญชี เป็นระบบการทำงานจัดการรายได้และรายจ่ายของบริษัทรวมถึงการจัดสรรเงินงบประมาณให้กับแผนกต่างๆ มีผู้ใช้ระบบคือหัวหน้าบัญชีกับพนักงานบัญชี ซึ่งมีสิทธ์และหน้าที่การใช้งาน ดังนี้
พนักงานบัญชี

- เข้าระบบได้ สามารถเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้ ใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลรายจ่าย ใบเสร็จจ่ายเงิน
- เรียกดูข้อมูลและพิมพ์รายงานรายรับและรายจ่าย

หัวหน้าบัญชี

- เข้าระบบได้ และจัดสรรเงินงบประมาณให้กับบริษัท โดยจะเป็นผู้เพิ่ม/ลบ/แก้ไข งบประมาณเอง
   เพื่อป้องกันการทุจริต
- เรียกดูข้อมูลรายได้-รายจ่าย ทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้ พร้อมสั่งพิมพ์รายงานได้

 Dataflow Diagram Level 0

                อธิบาย Dataflow Diagram Level 0ในระบบบัญชีมีการทำงาน 5 ระบบคือ
                1. ระบบ LOG IN    เป็นการให้ผู้ใช้กรอก username และ password เพื่อเข้าสู่ระบบข้อมูลจะถูกนำไปตรวจสอบกับแฟ้มบัญชีผู้ใช้ ถ้าข้อมูลถูกต้องจะเข้าสู่ระบบการทำงานภายในระบบบัญชี
                2. ระบบจัดการงบประมาณ    เป็นระบบจัดการงบประมาณ ซึ่งทำโดยหัวหน้าบัญชี จะทำหน้าเพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลงบประมาณเอง ข้อมูลจะบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ
                3. ระบบจัดการรายได้    เป็นระบบจัดการรายได้ของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานบัญชี จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายได้
                4. ระบบจัดการรายจ่าย    เป็นระบบจัดการรายจ่ายของบริษัท ซึ่งทำโดยพนักงานบัญชี จะทำหน้าที่ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข ข้อมูลรายจ่ายและใบเสร็จจ่ายเงิน ข้อมูลจะถูกบันทึกอยู่ในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย
                5. พิมพ์รายงาน
                 -  พนักงานบัญชี สามารถพิมพ์รายงานรายรับและรายงานรายจ่าย
                 - หัวหน้าบัญชี สามารถพิมพ์รายงานรายรับ รายงานรายจ่ายและรายงานงบประมาณ

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1
          1.1 Login ผู้ใช้ทำการล็อกอินเข้าใช้งานระบบ ระบบจะทำการตรวจสอบข้อมูลผู้ใช้ในแฟ้มบัญชีผู้ใช้
          1.2 Loginสำเร็จ เมื่อระบบตรวจสอบข้อมูลถูกต้อง ระบบจะแจ้งว่าเข้าสู่ระบบสำเร็จ
          1.3 แก้ไขusername, password ผู้ใช้ระบบสามารถแก้ไขข้อมูล User ได้โดยดึงข้อมูลจากแฟ้มบัญชีผู้ใช้                   
                และระบบจะแจ้งการยืนยันแก้ไขให้กับผู้ใช้
          1.4 Loginไม่สำเร็จ ถ้าหากผู้ใช้ใส่ User หรือ passwordผิดพลาดระบบจะตรวจสอบข้อมูลและจะแจ้ง          
                ความผิดพลาดไปยังผู้ใช้
          1.5 LOG OUT   เมื่อใช้ออกจากระบบ  ระบบจะยืนยันการออกจากระบบไปยังผู้ใช้

อธิบาย Dataflow Diagram Level 2เป็นระบบจัดการงบประมาณ
          2.1 จัดสรรงบประมาณ   หัวหน้าบัญชี เพิ่มข้อมูลงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้เข้าสู่ระบบจัดสรรงบประมาณ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ และข้อมูลจะถูกส่งกลับไปหาหัวหน้าด้วย
          2.2 คำนวณ    ระบบจะนำข้อมูลงบประมาณที่ป้อนเข้าไปมาคำนวณเพื่อหายอดงบประมาณสุทธิและบันทึกในแฟ้มข้อมูลงบประมาณ
          2.3 เรียกดูข้อมูล   หัวหน้าบัญชีเรียกดูข้อมูลงบประมาณผ่านระบบ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลงบประมาณมานำเสนอ
          2.4 แก้ไข   เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด หัวหน้าบัญชีจะแก้ไขข้อมูล ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณและนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง
          2.5 ลบ   หัวหน้าลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

Dataflow Diagram Level 1

Dataflow Diagram Level 1
อธิบาย Dataflow Diagram Level 1
          3.1 รายได้   พนักงานบัญชี เพิ่มข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายได้  ระบบจะส่งข้อมูลรายได้และใบเสร็จรับเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี
          3.2 คำนวณ   ข้อมูลรายได้และข้อมูลใบเสร็จรับเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายได้ และส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย
          3.3 เรียกดูข้อมูล
                   - หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายได้มานำเสนอ       หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้
                  - พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายได้ ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ
          3.4 แก้ไข   เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง
          3.5 ลบ   พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

Dataflow Diagram Level 1

อธิบาย Dataflow Diagram Level 1
          4.1 รายจ่าย   พนักงานบัญชี เพิ่มข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินเข้าสู่ระบบ ข้อมูลจะถูกบันทึกใน แฟ้มข้อมูลรายจ่าย  ระบบจะส่งข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินกลับไปหาพนักงานบัญชี
          4.2 คำนวณ   ข้อมูลรายจ่ายและข้อมูลใบเสร็จจ่ายเงินถูกส่งมายังระบบคำนวณ เพื่อคำนวณหายอดรวมรายจ่ายและส่งไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลรายจ่าย
          4.3 เรียกดูข้อมูล
                   - หัวหน้าบัญชี เรียกดูข้อมูลยอดรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลรายจ่ายมานำเสนอ หัวหน้ามีสิทธิ์มีในการเรียกดูข้อมูลทั้งในปัจจุบันและย้อนหลังได้
                  - พนักงานบัญชี เรียกดูข้อมูลรายจ่าย ระบบจะดึงข้อมูลจากแฟ้มรายได้มานำเสนอ
          4.4 แก้ไข   เมื่อเรียกดูข้อมูลแล้วพบว่ามีข้อผิดพลาด พนักงานบัญชีจะแก้ไขข้อมูลในระบบ ระบบจะปรับปรุงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลรายได้และนำข้อมูลที่แก้นั้นมานำเสนอเพื่อให้ตรวจสอบความถูกต้อง
          4.5 ลบ   พนักงานลบข้อมูลที่ไม่ต้องการออก ระบบจะเข้าไปลบข้อมูลในแฟ้มข้อมูลงบประมาณออกและแจ้งยืนยันการลบ

ขั้นตอนที่ 5

การออกแบบ User Interface

หน้า log in ผู้เข้าใช้งานจะต้องกรอก username และ password เพื่อ log in เข้าสู่ระบบก่อนทุกครั้งจึงจะสามารถทำงานในระบบได้

เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อยระบบจะตรวจสอบความถูกต้องว่า username และ password นี่มีอยู่จริงหรือไม่ กรณีถ้ากรอกข้อมูลผิดพลาด ระบบจะแจ้งเตือนให้ทราบและให้เข้าสู่ระบบใหม่อีกครั้ง

เมื่อกรอก username และ password เรียบร้อย ระบบตรวจสอบว่า username และ password นี่มีอยู่จริง ผู้ใช้จะเข้าสู่หน้าหลักและผู้ใช้ให้เลือกระบบการทำงานมี 4 ระบบคือ

1. ระบบบัญชีรายได้                                          
2. ระบบบัญชีรายจ่าย
3. ระบบจัดสรรงบประมาณ                            
4. ออกจากระบบ

เมื่อผู้ใช้ ไม่ต้องการใช้งานแล้ว ให้กดที่ระบบ LOG OUT ระบบจะทำการออกจากระบบให้และแจ้งให้กับผู้ใช้ว่า ออกจากระบบเรียบร้อยแล้ว

ระบบบัญชีรายได้จะจัดการข้อมูลรายรับทั้งหมดประกอบด้วย วันที่บันทึกข้อมูล   เลขที่ใบเสร็จรับเงิน  ชื่อผู้บันทึก    ชื่อผู้รับใบเสร็จ  ลำดับ รายการรายรับ  แผนกและจำนวนเงิน 

- ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
-  ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
-  ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
- สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
 - หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
- เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบบัญชีรายจ่าย  จะจัดการข้อมูลรายจ่ายทั้งหมดประกอบด้วย วันที่บันทึกข้อมูล   เลขที่ใบเสร็จจ่ายเงิน  ชื่อผู้บันทึก  ชื่อผู้รับใบเสร็จ  ลำดับ  รายการจ่าย  แผนกและจำนวนเงิน 

-  ผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
-  ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
- ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
-  ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
-  สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
 - หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
-  เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ระบบจัดสรรงบประมาณ
                หัวหน้าบัญชีจะเป็นผู้จัดสรรเงินงบประมาณให้กับแต่ละแผนกเอง เพื่อเป็นการป้องการทุจริตการปรับเปลี่ยนตัวเลข

-  จะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนแล้วคลิกปุ่มบันทึกเพื่อบันทึกข้อมูล
-   ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มแก้ไข
-  ถ้าต้องการลบข้อมูลให้คลิกที่ปุ่มลบ
-   ถ้าต้องการเรียกดูข้อมูลที่ได้บันทึกไว้แล้วให้คลิกปุ่มเรียกดูข้อมูล
-  สามารถสั่งพิมพ์รายงานได้โดยคลิกปุ่มพิมพ์
-  หากต้องการกลับหน้าหลักให้คลิกที่ปุ่มหน้าหลัก
-  เมื่อกรอกข้อมูลครบถ้วนอยากทราบเงินสุทธิ ให้คลิกที่ปุ่มคำนวณ

ขั้นตอนที่ 6

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ
                ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานบัญชี เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำงานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
โปรแกรมระบบงานบัญชี เป็นระบบที่จัดการรายรับ – รายจ่ายของบริษัท มีขึ้นตอนการทำงานที่ง่ายและรวดเร็ว ประกอบด้วย 3 ฟังก์ชั่น

1.ระบบบัญชีรายรับ เป็นระบบจัดการกับรายรับที่แผนกบัญชีได้รับมาทั้งการเพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดูข้อมูลและสั่งพิมพ์รายงาน
              2.ระบบบัญชีรายจ่ายเป็นระบบจัดการกับรายจ่ายที่แผนกบัญชีได้รับมาทั้งการเพิ่ม ลบ แก้ไข เรียกดูข้อมูลและสั่งพิมพ์รายงาน
             3.ระบบงบประมาณ

ขั้นตอนที่ 7

การซ่อมบำรุง

                การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่อง  ผู้พัฒนาระบบจะค่อยอัพเดตซอฟต์แวร์ใหม่ๆที่ทันสมัยเพื่อให้โปรแกรมใช้ง่ายขึ้นกว่าเดิมและเพิ่มประสิทธิภาพ  หากมีปัญหาเกิดขึ้นผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว